PantaRhei - sve teče! Heraklit je već pre našeg brojanja znao da se sve stalno menja i da ne možemo dva puta zakoračiti u istu reku. Nije se mnogo promenilo do danas, samo reka teče brže. Dakle, promena je jedina konstanta. Nove ideje i projekti za unapređenje poslovanja, povećanje profita i unapređenje konkurentske prednosti stalno se pojavljuju i sprovode. Možda se uvodi novi način komunikacije, nova tehnologija, možda menjate procese ili menjate korisničko iskustvo upravo sada u vašoj organizaciji.
Uvođenje promena ima zajednički cilj a to je veći učinak organizacije i postizanje željenih rezultata. Ljudi omogućavaju dostizanje ovih ciljeva. Kultura, procesi, poslovi, struktura izveštavanja, ponašanje ljudi, pa čak i njihov identitet u kompaniji u velikoj meri zavise od inicijative i projekata koji se sprovode u kompaniji.
Upravljanje promenama je sastavni deo svakog projekta ili inicijative koja menja ponašanje ljudi na bilo koji način. Upravljanjem promena postižemo lakši, jeftiniji i brži put do projektnih ciljeva. Međutim, upravljanjem promena smo više fokusirani na postizanje očekivanih rezultata i poslovnih efekata nego na ciljeve projekta.
Zašto je upravljanje promenama neophodno:
Rast u okruženju koje se stalno menja
Prošli su dani kada se velika promena dešavala svakih 36 meseci. Organizacije se suočavaju sa bržim, složenijim, interdisciplinarnim promenama i promenama koje sve više zavise jedna od druge. Sposobnost postizanja rezultata u okruženju gde se istovremeno dešava više promena omogućava organizaciji da sprovede svoju strategiju i viziju i obezbedi zadati rast. Implementacija procesa upravljanja promenama omogućava organizaciji da efektivno postiže rezultate projekta, a istovremeno izgrađuje kompetencije koje omogućavaju organizaciji da sprovede nekoliko promena istovremeno.
Ostvarivanje dela vrednosti projekta zasnovanog na ljudskom delovanju
Sprovodimo promene u kompanijama u cilju poboljšanja poslovanja. Deo dodatne vrednosti u projektu donosi i sama novonastala promena, ali se često lavovski deo planirane vrednosti promene krije u promeni delovanja ljudi. Prosci CMROI model (alat koji izračunava dodatu vrednost procesa upravljanja promenama) to naziva vrednošću prihvatanja (procenat vrednosti projekta koji je vezan za prihvatanje rešenja ili za promenjeno ponašanje ljudi). Za važne projekte, ovaj procenat se često kreće između 80% i 100%.
Upravljanje promenama se stoga fokusira na pomaganje ljudima da promene način na koji rade svoj posao, a samim tim i na ostvarenje udela ROI projekta koji je vezan za ljude.
Pretvaranje jaza između zahteva projekta i rezultata
Često organizacione promene ispunjavaju zahteve projekta, ali ne donose očekivane poslovne efekte. Fokus promene je stoga na primeni rešenja, a ne na poslovnim prednostima rešenja. Jaz koji nastaje između zahteva i rezultata, rezultata i poslovnih efekata i između rešenja i koristi su ljudi koji obezbeđuju primenu promena u svom svakodnevnom radu. Upravljanje promenama vam omogućava da zatvorite jaz tako što efikasno podržavate i motivišete zaposlene da uspešno sprovode promene i primenjuju ih u svom svakodnevnom radu.
Povećanje šansi za uspeh projekta
Podaci su nepokolebljivo jasni. Što bolje upravljamo promenom, veće su šanse da projekat ostvari svoje ciljeve. U istraživanju više od 2.000 projekata u proteklih 10 godina, Prosci je otkrio da projekti sa odličnim upravljanjem promenama imaju 6 puta veće šanse da postignu svoje ciljeve nego projekti sa lošim upravljanjem promenama. Jednostavnim prelaskom sa „lošeg” na „dovoljno” upravljanje promenama, verovatnoća postizanja ciljeva projekta povećava se čak 3 puta.
Sličnu sliku pokazuje i anketa kompanije McKinsei. Povraćaj ulaganja postignut odličnim upravljanjem promenama je znatno veći nego lošim. Efikasno upravljanje promenama projekta značajno povećava stopu uspeha uz isti napor.
Smanjenje kritičnih rizika
Zanemarivanje ljudske strane promene stvara rizike. Kada je naš fokus na projektu fokusiran isključivo na postizanje projektnog rešenja, a zaboravimo na promenu ponašanja ljudi, rezultat je povećan rizik i veći troškovi, odnosno ponovno investiranje u redizajn rešenja, prevaspitavanje korisnika, ponovno određivanje obima i slično. U najgorem slučaju, projekat može biti potpuno neuspešan i njegova realizacija obustavljena ili odložena. Ovo dodatno iscrpljuje zaposlene, što dovodi do pada produktivnosti i morala. Sve navedeno najčešće se prenosi na naš servis, što osećaju i naši kupci.
Odsustvo planiranja i bavljenja ljudskom stranom promene je skupo. Upravljanje promenama je disciplina koja pomaže u smanjenju rizika navedenih iznad.
Smanjenje nepredvidivosti promena
Promena kao takva je teška. Stoga želimo da iz promene što je moguće više isključimo nepredvidljivost. Menadžment projekta je to postigao propisivanjem smernica za definisanje prekretnica, ciljeva, aktivnosti i resursa tokom životnog ciklusa projekta. Kada „zaboravimo“ da aktivno podrivamo i vodimo ljude kroz njihovu promenu kroz projekat, unosimo nepredvidljivost u projekat. Upravljanje promenama obezbeđuje veštine i tehnike koje omogućavaju aktivnu podršku zaposlenima na njihovom putu kroz ličnu promenu. Ovo aktivno smanjuje rizike na projektu i optimizuje poslovnu vrednost projekta.
Briga o zaposlenima
Koliko puta smo čuli misao „zaposleni su naše najveće bogatstvo“? Međutim, često se ne ponašamo u tom duhu. Promenu uvodimo na sledeći način: obaveštavamo zaposlene o obuci u ponedeljak, a u sredu o promeni koju ćemo uvesti u petak. Takvo ponašanje svakako ne odražava dobar odnos prema „svom najvećem bogatstvu“. Možemo pomoći ljudima kroz promene, proaktivno ih uključiti i podržati u vremenima promena, pokazujući im na taj način njihovu vrednost za kompaniju.
